Email Marketing là gì? 8 bước thiết lập kế hoạch tiếp thị qua email

5:11 24/02/2024

Email Marketing là gì? Thuật ngữ này xuất hiện từ khi nào? Làm thế nào để thiết lập kế hoạch tiếp thị qua email? Nếu đang có những thắc mắc này, hãy tham khảo thông tin bài viết này nhé!

Trong thế giới số hiện nay, một trong những hình thức liên lạc không thể không nhắc tới đó chính là thư điện tử hay còn gọi là email. Đặc biệt, giờ đây, các doanh nghiệp đang sử dụng email như một công cụ để tiếp cận khách hàng, truyền thông thông điệp của mình đến người tiêu dùng như 1 phương thức hữu hiệu đáng bất ngờ. Và có lẽ vì vậy mà thuật ngữ Email Marketing ra đời, đánh dấu cho một sự bùng nổ của kỹ thuật tiếp thị số.

Có thể hiểu, Email Marketing là một chiến lược tiếp thị trực tuyến sử dụng công cụ email để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu của một doanh nghiệp đến đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại. Mục đích của tiếp thị qua Email là tạo ra một mối quan hệ gần gũi hơn giữa doanh nghiệp và khách hàng, tăng tương tác và tạo sự tín nhiệm với thương hiệu, cũng như tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Cũng giống như tất cả các công cụ khác, để nâng cao được tính hiệu quả thì doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch email marketing bài bản và chuyên nghiệp bao gồm các bước sau:

  • Bước 1: Xác định mục tiêu
  • Bước 2: Xây dựng danh sách khách hàng
  • Bước 3: Lựa chọn nền tảng gửi Email
  • Bước 4: Xây dựng nội dung email
  • Bước 5: Thiết kế giao diện
  • Bước 6: Thực hiện A/B testing
  • Bước 7: Lên lịch gửi Email
  • Bước 8: Đánh giá hiệu quả chiến dịch

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu cuối cùng là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch Email Marketing. Bằng cách định hướng rõ ràng về mục tiêu, bạn. có thể tập trung nguồn lực và thực hiện các chiến lược phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Nguyên tắc xác định mục tiêu cần đảm bảo các yếu tố sau:

  • Mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng: Một doanh nghiệp có thể có nhiều mục tiêu khác nhau ở những giai đoạn khác nhau vì vậy khi chạy chiến dịch thì doanh nghiệp cần xác định rất rõ cái đích mà mình muốn đạt được sau khi kết thúc campaign này là gì? Nó có thể là nâng cao thương hiệu, nó cũng có thể là thúc đẩy doanh số hoặc cũng có thể là chăm sóc khách hàng,….
  • Mục tiêu cần khả thi: Điều này vô cùng quan trọng bởi lẽ không một doanh nghiệp nào muốn vẽ vời về một mục tiêu không có thật. Mục tiêu đưa ra phải dựa trên nguồn tài chính, nhân sự, thời gian gian triển khai cũng như các kinh nghiệm đã triển khai trước đó đề đề xuất các chỉ số hợp lý thay vì mộng tưởng về những viễn cảnh xa vời.
  • Mục tiêu cần đảm bảo có khả năng đo lường được: Đúng vậy nếu đưa ra mục tiêu mà lại không có cách thức để đo lường nó thì quá trình theo dõi không thể thực hiện được, sẽ không biết mình làm ở mức nào, hiệu quả hay không hiệu quả. Vì vậy có bộ chỉ số đo lường trong email marketing là vô cùng quan trọng và cần thiết bao gồm: tỉ lệ mở, tỉ lệ nhấp, tỉ lệ huỷ đăng ký, tỉ lệ gửi email thành công, tỉ lệ email bị thải hồi, tỉ lệ email spam, tỉ lệ chuyển đổi,….
  • Mục tiêu cần xác định khoảng thời gian thực hiện rõ ràng: Thời gian là một phần thước đo trong giới hạn đạt được mục tiêu. Trong email với mỗi chiến dịch khởi chạy cần xác định rất rõ doanh nghiệp thực hiện nó trong bao lâu? 3 ngày hay 1 tuần hay 1 tháng hoặc thậm chí là một chiến dịch dài hạn 1 năm để chăm sóc, phục vụ khách hàng. 
  • Mục tiêu cần thực tế: Đưa ra mục tiêu cần bám sát vào nội tại bên trong doanh nghiệp cũng như bối cảnh bên ngoài để nắm bắt cơ hội và hạn chế rủi ro, đảm bảo mục tiêu có thể đạt được tốt nhất và chắc chắn nhất!

Bước 2: Xây dựng danh sách khách hàng

Đầu xuôi đuôi lọt, nếu như ngày từ đầu danh sách khách hàng không đảm bảo thì nó sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của toàn bộ các hoạt động về sau.

Vì vậy cần hết sức lưu tâm đến một số vấn đề sau trong khâu xây dựng danh sách khách hàng:

  • Phương pháp thu thập data khách hàng: Để xây dựng danh sách Email Marketing, bạn cần thu thập thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ Email, địa chỉ, số điện thoại, v.v. Các thông tin này có thể được thu thập thông qua việc đăng ký bản tin trên website, đăng ký thông qua mua hàng, tham gia sự kiện, v.v. Lưu ý, tuyệt đối không mua data hay quét data email bằng tool để tránh bị báo cáo là spam.
  • Phân tích dữ liệu khách hàng: Sau khi thu thập được dữ liệu khách hàng, các doanh nghiệp cần tiến hành phân tích cẩn thận để hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của mình. Các thông tin cần phân tích có thể bao gồm độ tuổi, giới tính, sở thích, tài khoản mạng xã hội, v.v.
  • Sàng lọc dữ liệu: Trong quá trình đi tổng hợp thông tin khách hàng, chắc chắn bạn sẽ gặp các trường hợp email bị sai thông tin, địa chỉ chưa chính xác. Lúc này bạn cần đến một số công cụ giúp bạn loại bỏ những email không sử dụng được như Top Email Verify, Bizfly Email, Email Verifier… 

Bước 3: Lựa chọn nền tảng gửi Email

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm gửi Email Marketing chuyên nghiệp như MailChimp, Getresponse, Sendinblue… Mỗi phần mềm sẽ có một ưu nhược điểm riêng.

Có một số lưu ý sau đây mà bạn cần quan tâm để chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp:

  • Tính năng: Các tính năng của phần mềm gửi Email Marketing phải đáp ứng được nhu cầu tối cao của doanh nghiệp trong việc thực hiện chiến dịch email như: khả năng tạo mẫu Email, gửi thư tự động, hệ thống automation, báo cáo kết quả,…. Ngoài ra, phần mềm cũng cần có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Độ tin cậy và bảo mật: Công cụ gửi Email Marketing cần đảm bảo độ tin cậy và bảo mật cao để tránh các vấn đề liên quan đến phát tán spam, bị hack hay mất dữ liệu khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm, như ngân hàng, bảo hiểm hay y tế.
  • Hỗ trợ khách hàng: Công cụ nên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7 để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh. Hỗ trợ có thể là email, điện thoại hoặc trực tuyến.
  • Giá thành: Giá thành của phần mềm gửi Email Marketing là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn. Bạn cần tìm kiếm phần mềm có giá cả hợp lý với ngân sách được công ty đưa ra.

Bước 4: Xây dựng nội dung và tiêu đề email

Để thực sự làm ra được các mẫu email thu hút khách hàng, bạn cần lưu tâm đến một số  khía cạnh sau:

  • Tối giản hóa giao diện: Thiết kế email nên được tối giản hóa để tránh gây khó chịu cho người nhận. Hãy đảm bảo rằng nội dung của bạn được trình bày dễ đọc và không quá nhiều chi tiết.
  • Cân bằng về màu sắc: Hãy sử dụng màu sắc một cách cân bằng để giúp giao diện của bạn trở nên hấp dẫn và chuyên nghiệp. Không nên lạm dụng quá nhiều màu sắc và hãy chọn màu phù hợp với hình ảnh và nội dung của bạn.
  • Sử dụng font chữ phù hợp: Hãy sử dụng font chữ phù hợp để giúp nội dung của bạn dễ đọc và thu hút. Nên chọn font chữ đơn giản và độc đáo để giúp nội dung của bạn trở nên độc đáo.
  • Giữ cho độ phân giải ở mức cao: Để đảm bảo giao diện của bạn trông chuyên nghiệp và hấp dẫn, hãy đảm bảo rằng giao diện của bạn có độ phân giải cao và tương thích với tất cả các thiết bị.
  • Kiểm tra trên nhiều thiết bị: Trước khi gửi Email, hãy đảm bảo kiểm tra giao diện của bạn trên nhiều thiết bị khác nhau để đảm bảo rằng giao diện của bạn được tối ưu hóa trên tất cả các thiết bị.
  • Tập trung vào vấn đề chính: Đừng lãng phí thời gian của người nhận bằng cách viết những thông tin không liên quan đến nội dung của bạn. Hãy tập trung vào vấn đề chính của Email và truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng.
  • Thể hiện giá trị: Bạn nên cho khách hàng biết rõ về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp để họ có thể hiểu rõ hơn về lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
  • Chia sẻ thông tin hữu ích: Ngoài việc quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, hãy cung cấp cho người nhận những thông tin hữu ích liên quan đến ngành hàng của bạn. Điều này sẽ giúp tăng độ tin cậy và giá trị của Email của bạn đối với khách hàng.

Đối với tiêu đề, cần chú ý:

  • Ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ thông điệp giá trị muốn truyền tải tới khách hàng đảm bảo dưới 60 ký tự để đảm bảo tối ưu trên desktop lẫn mobile đặc biệt là trên smartphone.
  • Tránh viết hoa toàn bộ các ký tự trong tiêu đề
  • Không sử dụng các từ ngữ thúc giục hành động như: Mua ngay, tại đây, download ngay, click ngay!!!!
  • Vận dụng một số công thức viết tiêu đề hiệu quả như: Tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp, tiêu đề thể hiện giá trị cho khách hàng, tiêu đề dạng bản tin, tiêu đề dạng câu hỏi nhằm kích thích sự tò mò của khách hàng.
  • Không lạm dụng các ký tự đặc biệt hay các emoji cảm xúc
  • Cố gắng cá nhân hoá trong tiêu đề để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Bước 6: Thực hiện A/B testing

Trước khi gửi một chiến dịch Email Marketing, bạn nên thực hiện quá trình A/B testing để đảm bảo rằng tiêu đề và mẫu email của bạn là tốt nhất. Hiện nay các nền tảng như getresponse hay mailchimp đều hỗ trợ tính năng này cho người dùng rất chuyên nghiệp.

Bước 7: Lên lịch gửi Email

Yếu tố thời điểm khi lên lịch gửi Email sẽ phụ thuộc vào nhiều khía cạnh bao gồm:

  • Thời gian trong ngày: Thời gian gửi email có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và tỷ lệ bấm vào liên kết của email. Ví dụ: gửi email vào giờ làm việc (từ 9h sáng đến 5 hoặc 6h chiều) có thể tăng tỷ lệ mở và bấm vào liên kết hơn so với gửi email vào đêm khuya hay cuối tuần.
  • Thời điểm trong tuần: Các ngày trong tuần cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của chiến dịch email. Thông thường, thứ Ba đến thứ Năm là những ngày tốt nhất để gửi email, vì vào những ngày này, khách hàng thường có thể dành nhiều thời gian hơn cho email của bạn.
  • Vị trí địa lý: Địa lý cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian gửi email. Nếu bạn có đối tượng khách hàng ở nhiều múi giờ khác nhau, bạn nên lên lịch gửi email vào thời điểm phù hợp với múi giờ của khách hàng.
  • Ngành nghề: Các ngành nghề khác nhau có thể có thời điểm tốt nhất để gửi email khác nhau. Ví dụ: gửi email vào thứ Hai có thể tốt cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, trong khi gửi email vào cuối tuần có thể tốt cho các cửa hàng bán lẻ.

Bước 8: Đánh giá hiệu quả chiến dịch

Đánh giá kết quả là một khâu quan trọng trong kế hoạch triển khai Email Marketing. Tuy nhiên đây lại là bước bị nhiều marketer lãng quên nhất.

Dưới đây là những điều cần làm khi đánh giá hiệu quả chiến dịch:

  • Theo dõi sát sao các chỉ số đo lường: Các chỉ số đo lường hiệu quả của chiến dịch email marketing bao gồm tỷ lệ mở email, tỷ lệ bấm vào liên kết, tỷ lệ hủy đăng ký và doanh số bán hàng. Bạn cần theo dõi các chỉ số này để đánh giá hiệu quả của chiến dịch email marketing.
  • Tiến hành phân tích dữ liệu chi tiết: Sau khi theo dõi các chỉ số đo lường hiệu quả, bạn cần phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về sự tương tác của khách hàng với email của bạn. Bạn cần xem xét các yếu tố như nội dung email, chủ đề email, thời gian gửi email và danh sách đích để đưa ra các cải tiến cho chiến dịch email marketing của mình.
  • So sánh với các chiến dịch trước đó: Bạn nên so sánh kết quả của chiến dịch email marketing hiện tại với các chiến dịch trước đó để đánh giá những bước tiến và cả bước lùi của chiến dịch.
  • Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về chiến dịch email marketing của bạn là một cách tốt để cải thiện chiến dịch trong tương lai.
  • Tiến hành điều chỉnh chiến dịch: Dựa trên kết quả đánh giá, bạn cần điều chỉnh chiến dịch email marketing của mình để cải thiện hiệu quả của nó.

Kết luận

Thông qua bài viết trên hi vọng phần nào giúp các nhà marketing có thể hình dung được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch email marketing. Việc lập kế hoạch email marketing là một quá trình cần được thực hiện một cách chi tiết và kỹ lưỡng nhằm giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt nhất từ đó mang lại doanh thu cho chính doanh nghiệp.

Giảng viên Lê Thị Vân
Bộ môn Thương mại điện tử
FPT Polytechnic Hà Nội

Cùng chuyên mục

Đăng Kí học Fpoly 2024

  • Max. file size: 512 MB.
  • Max. file size: 512 MB.
  • Max. file size: 512 MB.