Biểu đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, một chuyên gia tư vấn quản lý người Mỹ. Ông đã thực hiện các thử nghiệm với nhiều loại biểu đồ quản lý dự án khác nhau vào thập kỷ 1910. Mục đích của ông là tạo ra một công cụ hiệu quả đến mức các nhóm làm việc và người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết được tiến độ thực hiện công việc, dù là đúng hạn, chậm hơn hoặc nhanh hơn so với kế hoạch đề ra trước đó.
Lợi ích của sơ đồ Gantt trong quản trị dự án hiệu quả
Đường Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp biểu diễn lịch trình của dự án theo thời gian. Nhưng thực tế lợi ích của nó đã vượt ra ngoài dự định ban đầu Henry.
Trước hết, việc sử dụng đường Gantt giúp tăng cường giao tiếp và hiểu biết: Đường Gantt cung cấp một cái nhìn trực quan về tiến trình dự án, giúp tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ về mục tiêu, kế hoạch và trạng thái hiện tại của dự án. Trong toàn bộ tiến trình thực hiện dự án, từ các dự án kinh tế vi mô đến các dự án xây dựng thì việc giao tiếp trong dự án là điều bắt buộc, nhân sự làm chủ được quá trình giao tiếp trong dự án đã làm chủ được quá trình truyền đến các thành viên của dự án từ cấp cao đến nhân sự phổ thông của chính dự án đó.
Hơn nữa, còn giúp cải thiện quản lý thời gian: Đường Gantt cho phép quản lý dự án dễ dàng xác định các mốc thời gian quan trọng và theo dõi tiến độ công việc, giúp đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Nhờ có biểu đồ Gantt mà nhà quản lý dự án có thể điều phối thay đổi thời gian ước tính của mỗi công việc thậm chí rút ngắn được tiến độ thực hiện dự án.
Ngoài ra, phân chia và phân công công việc cũng là một lợi ích vượt trội: Đường Gantt giúp xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc, giúp tránh hiện tượng chồng chéo công việc và tăng hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, biểu đồ này giúp dễ dàng xác định các rủi ro và vấn đề: Đường Gantt giúp dễ dàng nhận biết các vấn đề có thể xảy ra, như sự chậm trễ trong tiến độ, các công việc chưa được giao, hoặc các tài nguyên bị thiếu, giúp quản lý dự án có thể đưa ra giải pháp kịp thời.
Cuối cùng, không thể phủ nhận được là sự tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên dự án: Đường Gantt giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, bởi mọi người đều có thể thấy được công việc của nhau và hiểu rõ về mục tiêu chung của dự án.
Như vậy, sơ đồ Gantt không chỉ giúp quản trị dự án hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và minh bạch, đóng góp vào thành công của dự án, đây chính là một trong các công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý dự án hiện nay, các Bee dằn túi đi nhé.
Vậy làm thế nào để sử dụng sơ đồ Gantt để quản trị dự án hiệu quả nhất, cùng tham khảo 5 bước dưới đây nhé để nắm nằm lòng công cụ này nhé.
Bước 1: Xác định phạm vi thời gian
Đầu tiên, bạn cần xác định timeline của dự án, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
Bước 2: Thêm nhiệm vụ với ngày bắt đầu và ngày kết thúc
Mỗi nhiệm vụ trong dự án cần có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Điều này giúp bạn hình dung được thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, và giúp team của bạn hiểu rõ khi nào họ cần bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ.
Bước 3: Làm rõ các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ
Trong một dự án lớn, có thể có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc vào kết quả của nhiệm vụ khác. Việc trực quan hóa sự phụ thuộc này trên Sơ đồ Gantt giúp tất cả mọi người trong team nắm bắt được thông tin về dự án, và giúp quản lý dự án điều phối các công việc một cách hiệu quả.
Bước 4: Xác định các milestone (mốc quan trọng)
Milestone là những điểm cố định trong dự án, thường là những thành tựu quan trọng cần đạt được. Việc xác định các milestone giúp team biết được những gì cần ưu tiên, và giúp mọi người cùng nhau ăn mừng khi đạt được những thành tựu này.
Bước 5: Điều chỉnh công việc nếu kế hoạch thay đổi
Các kế hoạch chắc chắn sẽ thay đổi, đó là lý do tại sao phần mềm Gantt chart cần phải được thiết kế để có thể dễ dàng và nhanh chóng cập nhật được những thay đổi mới của dự án. Việc điều chỉnh công việc sẽ làm bạn luôn có thể giữ cho dự án của mình đi đúng hướng, ngay cả khi kế hoạch thay đổi.
Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ, nếu các dự án môn học, quy mô nhỏ các Bee có thể cầm bút lên vẽ thực chiến một sơ đồ Gantt quản trị dự án môn học của mình, nếu điều này làm mất thời gian của bạn thì đừng chần chừ thử với các ứng dụng hay phần mềm mà excel, canva… là một gợi ý hiệu quả cho các Bee, và nếu muốn thử thách skill của mình hơn thì các Bee có thể thử sức với Zoho Projects, Microsoft Project, Smartsheet, GanttProject, Trello, Creately… Mỗi phần mềm có những tính năng và giao diện khác nhau, do đó Bee nên thử nghiệm và xem phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình nhé.
Giảng viên Hồ Thị Thu Huyền
Bộ môn Kinh tế
FPT Polytechnic Đà Nẵng
