Không dừng lại ở việc tiếp nhận kiến thức trên lớp, sinh viên FPT Polytechnic được đặt vào quá trình xây dựng và vận hành một chương trình sự kiện từ ý tưởng, kế hoạch đến xử lý tình huống phát sinh. Qua từng nhiệm vụ, người học rèn luyện khả năng phối hợp, quản lý và đưa ra quyết định trong môi trường mô phỏng thực tế.
Một buổi học môn Quản trị & Tổ chức sự kiện tại FPT Polytechnic bắt đầu bằng câu hỏi: “Nếu hôm nay giao cho nhóm mình tổ chức một sự kiện, các bạn sẽ bắt đầu từ đâu?” Từ đó, sinh viên cùng thảo luận những vấn đề nền tảng: Sự kiện được tổ chức để làm gì? Đối tượng tham gia là ai? Chủ đề và không gian tổ chức như thế nào? Chương trình cần những hoạt động gì và làm sao để tạo được sự tương tác với người tham dự? Từ các ý tưởng ban đầu, mỗi nhóm từng bước xác định concept và chủ đề cho sự kiện. Đây là bước đầu tiên để sinh viên hình dung cách một chương trình được hình thành trước khi chuyển sang khâu lập kế hoạch.
Biến ý tưởng thành kế hoạch có thể triển khai
Một ý tưởng chỉ có thể trở thành sự kiện khi được cụ thể hóa bằng kế hoạch. Sinh viên bắt đầu xác định các yếu tố gồm mục tiêu, đối tượng, địa điểm, thời gian, nhân sự, ngân sách và nội dung chương trình. Các nhóm phải tính toán nguồn thu – nguồn chi, phân công nhân sự và xây dựng timeline cho từng công việc. Qua đó, sinh viên tiếp cận những nội dung gắn với hoạt động quản trị sự kiện như lập kế hoạch, quản lý ngân sách, logistics và đánh giá sau chương trình. Quá trình này đòi hỏi người học không chỉ có ý tưởng mà còn phải biết cân đối nguồn lực và dự kiến các điều kiện cần thiết để chương trình có thể vận hành.
Mỗi thành viên đảm nhận một mắt xích
Để một sự kiện diễn ra, nhiều bộ phận phải phối hợp với nhau. Trong quá trình thực hành, sinh viên được phân chia thành các nhóm phụ trách nội dung, truyền thông, hậu cần, nhân sự, tài chính, kỹ thuật, cùng các vị trí như MC, lễ tân và đón khách. Việc phân vai giúp mỗi thành viên xác định rõ nhiệm vụ của mình, đồng thời hiểu được sự liên kết giữa các bộ phận trong một chương trình. Khi một mắt xích gặp vấn đề, các phần việc khác cũng có thể bị ảnh hưởng. Từ đó, sinh viên được rèn luyện cách phân công công việc, phối hợp nhóm và chịu trách nhiệm với phần việc được giao.
Chạy thử để nhìn thấy những vấn đề thực tế
Sau khi hoàn thiện kế hoạch, các nhóm bước vào giai đoạn thực hành và chạy thử chương trình. Sinh viên thử MC, kiểm tra âm thanh, bố trí không gian, chạy timeline, phân công lễ tân, chuẩn bị quà tặng, kiểm tra hoạt động truyền thông và dự phòng các tình huống có thể phát sinh. Thực tế triển khai cũng cho thấy không phải mọi thứ đều diễn ra đúng như kế hoạch. Đây là lúc sinh viên phải vận dụng khả năng xử lý tình huống và làm việc nhóm thay vì chỉ thực hiện theo kịch bản có sẵn.
Đặt người học trước những tình huống bất ngờ
Một nội dung quan trọng khác trong quá trình học là xử lý các tình huống giả định. Sinh viên được đặt ra những câu hỏi như: Khách đến trễ thì sao? MC quên lời thì sao? Âm thanh gặp sự cố thì sao? Khách mời thay đổi lịch trình thì sao? Số lượng khách vượt dự kiến thì sao? Thay vì chỉ tìm câu trả lời trong giáo trình, các nhóm phải tự suy nghĩ và đưa ra phương án xử lý cho từng trường hợp. Qua đó, kiến thức về lập kế hoạch được kết nối với kỹ năng điều phối, xử lý tình huống và quản lý rủi ro – những yêu cầu thường xuyên xuất hiện trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế.
Học từ việc làm, sai và sửa
Qua một buổi học, sinh viên không chỉ hoàn thành một nội dung lý thuyết mà còn trải qua các bước của quy trình tổ chức sự kiện: hình thành ý tưởng, lập kế hoạch, phân công, triển khai, xử lý vấn đề và điều chỉnh. Từ quá trình đó, người học có cơ hội rèn luyện cách biến ý tưởng thành kế hoạch, làm việc nhóm, quản lý thời gian và ngân sách, giao tiếp với khách hàng, đối tác cũng như ứng phó với những tình huống bất ngờ.
“Sự kiện không chỉ được học bằng lý thuyết. Sự kiện được học bằng việc cùng nhau làm, cùng nhau sai, cùng nhau sửa và cùng nhau tạo nên một chương trình hoàn chỉnh.” Thông qua phương pháp học gắn với thực hành, môn Quản trị & Tổ chức sự kiện tạo điều kiện để sinh viên tiếp cận công việc theo quy trình và chủ động giải quyết những vấn đề có thể xuất hiện trong quá trình triển khai chương trình.
Giảng viên Nguyễn Thanh Trường
Bộ môn Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn
FPT Polytechnic Cần Thơ
