Cách viết thông cáo báo chí “chuẩn không cần chỉnh”

19:38 07/10/2023

Thông cáo báo chí là gì? Thông cáo báo chí có vai trò gì trong PR – Tổ chức sự kiện? Làm thế nào để viết thông cáo báo chí hay? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết dưới đây!

PR - Tổ chức sự kiện

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí, còn được gọi là tuyên bố báo chí (press release), là một loại tài liệu viết được sử dụng trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông và PR – Tổ chức sự kiện để thông báo một sự kiện, tin tức, hoạt động hoặc thông điệp cụ thể cho các phương tiện truyền thông và công chúng. Thông cáo báo chí sẽ giúp các đơn vị tạo được sự chú ý và tạo hình ảnh tích cực cho tổ chức, thương hiệu hoặc cá nhân.

Thông cáo báo chí gồm những gì?

Tiêu đề (Headline)

Tiêu đề là phần quan trọng nhất của thông cáo báo chí, và nó cần phải thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nó nên ngắn gọn, mạch lạc và thể hiện thông điệp chính của thông cáo báo chí.

Lề trên (Header)

Lề trên chứa thông tin về người phát hành thông cáo báo chí, bao gồm tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và ngày phát hành.

Dateline

Dateline bao gồm ngày phát hành thông cáo báo chí và địa điểm phát hành (thường là thành phố và bang/quốc gia).

Phần mở đầu (Lead)

Đây là đoạn mở đầu của thông cáo báo chí, nơi bạn tóm tắt thông điệp chính và tạo sự hấp dẫn để người đọc muốn đọc tiếp. Phần này thường chỉ dài một hoặc hai câu.

Phần nội dung (Body)

Phần nội dung là nơi chúng ta trình bày thông tin chi tiết về sự kiện hoặc thông điệp của bạn. Hãy đảm bảo ohân chia thông tin thành các đoạn văn riêng biệt và sắp xếp chúng theo độ ưu tiên, bắt đầu bằng thông tin quan trọng nhất và kết thúc bằng thông tin phụ.

Trích dẫn (Quotes)

Trích dẫn là phần không quá bắt buộc để đưa vào thông cáo báo chí, tuy nhiên phần này chứa các trích dẫn từ người liên quan hoặc chuyên gia, thường được đặt trong dấu ngoặc kép và in đậm. Trích dẫn sẽ giúp làm nổi bật thông điệp và tạo độ tin cậy cho thông cáo báo chí.

Thông tin liên hệ (Contact Information)

Thông tin liên hệ cung cấp tên và thông tin liên hệ của người mà truyền thông hoặc độc giả có thể liên hệ để biết thêm chi tiết về sự kiện hoặc hỏi câu hỏi liên quan đến chương trình.

PR - Tổ chức sự kiện
Một thông cáo báo chí cần phải có đầy đủ thông tin liên lạc cần thiết. Nguồn: Good Neighbors Vietnam.

Boilerplate

Boilerplate là đoạn ngắn mô tả tổ chức hoặc thương hiệu, đơn vị, công ty mà người viết đại diện. Thông tin trong boilerplate thường không thay đổi và được sử dụng trong nhiều thông cáo báo chí liên quan đến tổ chức hoặc thương hiệu. Nói cách khác, nó sẽ được ấn định là quyết định ngay từ đầu cho tất cả các thông cáo báo chí của bên viết.

Tóm tắt (Summary)

Một số thông cáo báo chí bao gồm một phần tóm tắt ngắn gọn ở cuối, tổng hợp lại thông điệp và thông tin chính của thông cáo về sự kiện/chương trình,…

Hình ảnh và đa phương tiện (Multimedia)

Thông thường, một thông cáo báo chí sẽ không có hình ảnh. Tuy nhiên, nếu có, bạn có thể chèn vào các hình ảnh, video hoặc các tài liệu đa phương tiện khác liên quan đến sự kiện hoặc thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Tầm quan trọng của thông cáo báo chí trong PR – Tổ chức sự kiện

Thông cáo báo chí (press release) là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực PR (Public Relations) và truyền thông bởi nó đóng một vai trò quan trọng trong việc thông báo và quảng bá một sự kiện. Dưới đây là một số lý do tại sao một sự kiện cần có thông cáo báo chí:

Thu hút sự chú ý của truyền thông

Thông cáo báo chí thường được sử dụng để tạo ra sự chú ý xung quanh sự kiện. Nó là một trong những cách hiệu quả  nhất để thông báo về sự kiện của đơn vị tổ chức sẽ diễn ra như thế nào, từ đó thu hút sự quan tâm từ truyền thông và công chúng. Không chỉ thế, thông cáo báo chí còn giúp sự kiện trở thành một câu chuyện hoặc sự kiện truyền thông đáng chú ý, dẫn đến sự phát sóng trên các phương tiện truyền thông khác nhau.

Truyền tải thông điệp chính

Thông cáo báo chí cho phép bên thực hiện có thể truyền tải thông điệp chính của sự kiện một cách rõ ràng và có cấu trúc. Bạn có thể đảm bảo rằng thông điệp của bạn không bị “biến tướng” hoặc mất đi trong quá trình truyền đạt.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Một thông cáo báo chí có chất lượng sẽ giúp bên tổ chức sự kiện xây dựng hoặc củng cố được hình ảnh tích cực của tổ chức hoặc thương hiệu. Nó cũng cho phép ta kiểm soát cách mà sự kiện của được trình bày và đánh giá.

PR - Tổ chức sự kiện

Cung cấp thông tin chi tiết

Thông cáo báo chí luôn cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, người tham gia, chương trình và các hoạt động liên quan. Điều này giúp cho các phương tiện truyền thông có đủ thông tin để viết bài, tham dự và sản xuất các sản phẩm khác liên quan đến sự kiện.

Giao tiếp với đối tượng mục tiêu

Thông cáo báo chí không chỉ dành cho bên truyền thông mà còn hướng đến đối tượng mục tiêu của đơn vị tổ chức. Nó có thể được chia sẻ trên trang web, mạng xã hội và bằng email để thông báo cho khách hàng, đối tác và những người quan tâm khác về sự kiện.

Tóm lại, thông cáo báo chí là một công cụ quan trọng để thông báo và quảng bá sự kiện của bạn, giúp tạo ra sự chú ý, truyền tải thông điệp chính, và xây dựng hình ảnh tích cực cho tổ chức hoặc thương hiệu của bạn.

Các bước xây dựng một thông cáo báo chí “đúng – đủ – hiệu quả”!

Xác định thông điệp chính (Key Message)

Đầu tiên, hãy xác định thông điệp quan trọng nhất mà bạn muốn truyền tải thông qua thông cáo báo chí. Điều này nên được phản ánh ở phần đầu tiên của thông cáo. Một thông điệp rõ ràng, chỉn chu và mạch lạc sẽ điều hướng được các phần phía sau của thông cáo. Trong quá trình viết, hãy liên tục nhắc về mục tiêu đó để các bên Truyền thông nắm được thông tin một cách rõ ràng hơn.

Đảm bảo đáp ứng đủ yếu tố 5W1H

  • Who (ai) Chủ thể thông cáo báo chí phải được nhắc đến rõ ràng
  • What (cái gì): Hoạt động mà doanh nghiệp muốn nhắc tới phải được nêu bật.
  • Where (ở đâu): Minh bạch về địa điểm doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
  • Why (vì sao): Nêu được lý do vì sao sự kiện quan trọng, vì sao đối tượng nhất định phải đến.
  • When (khi nào) Ghi đầy đủ sự kiện diễn ra khi nào?
  • How (như thế nào): Tóm lược những nội dung trong sự kiện để nhà báo dễ dàng nắm bắt.

Lựa chọn tiêu đề và mở đầu mạnh mẽ

Tiêu đề của thông cáo báo chí cần phải ngắn gọn, hấp dẫn và thể hiện nội dung quan trọng. Hãy cố gắng làm cho tiêu đề thu hút sự chú ý của người đọc. Bên cạnh đó, đoạn mở đầu (lead) cũng cần phải tóm tắt ngắn gọn thông điệp chính và tạo ra sự hấp dẫn để người đọc muốn đọc tiếp.

Chất lượng hoá thông tin

Muốn tạo được bản thông cáo báo chí có hiệu quả, chúng ta nhất định phải đảm bảo thông tin gãy gọn, xúc tích, đảm bảo thu hút người xem. Hãy luôn đặt bản thân vào tâm thế người đọc để hiểu họ muốn biết gì, cần thông tin gì. Chỉ có vậy, bạn mới dễ dàng truyền tải nội dung của mình đến với mọi người dễ dàng hơn. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc từ ngữ chuyên ngành không cần thiết mà hãy chỉ tập trung viết bằng cách dễ hiểu và ngắn gọn.

Thực hiện kiểm tra lại (proof reading) và sửa lỗi

Trước khi phát hành thông cáo báo chí, hãy kiểm tra kỹ lại để đảm bảo rằng không có lỗi nào và thông điệp của bạn được truyền tải đúng cách. Thông cáo báo chí cần phải không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và phải được định dạng một cách chuyên nghiệp.

Phân phối thông cáo báo chí đúng cách

Sau khi viết xong, phải biết cách phân phối thông cáo báo chí cho các phương tiện truyền thông và đối tượng mục tiêu của bạn. Thời điểm có tác động vô cùng lớn đến hiệu quả một bản thông cáo báo chí. Gửi quá sớm hay quá muộn đều có thể ảnh hưởng đến phản ứng người nhận của bạn. Nếu bạn đã có trong tay một bản thông cáo hoàn chỉnh, hãy lưu ý đến vấn đề này nữa nhé

Lưu ý rằng việc viết thông cáo báo chí đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tập trung vào chi tiết. Nếu bạn không tự tin trong việc viết thông cáo báo chí, có thể hướng dẫn từ những người có kinh nghiệm hoặc thuê một chuyên gia PR để giúp bạn.

Tránh PR quá “lộ liễu”

Thông cáo báo chí là văn bản do thương hiệu/công ty/doanh nghiệp viết ra. Tuy nhiên, người viết không nên quá nhấn mạnh về doanh nghiệp mình đang hoạt động. Hãy tập trung vào những vấn đề và làm sao để vấn đề đó có ý nghĩa, có liên quan tới đời sống của độc giả, hiểu tâm lí độc giả, có như vậy mới tiếp tục đọc thông cáo báo chí.

Trong thông cáo báo chí, việc quảng bá thương hiệu và việc làm nổi bật tác động của dự án, dịch vụ hoặc nghiên cứu mới nhất của thương hiệu, thường rất mong manh. Đảm bảo dòng tiêu đề và đoạn đầu tiên nói về những gì thương hiệu đã làm, định làm chứ không phải thương hiệu tuyệt vời ra sao.

Trở thành chuyên gia lĩnh vực PR – Tổ chức sự kiện cùng FPT Polytechnic!

Truyền thông và tổ chức sự kiện là ngành đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam và hầu hết các quốc gia trên thế giới.Tuy nhiên, có một thực tế là khi nhu cầu ngày một gia tăng thì hầu hết các công ty đều đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu với chất lượng cao và đã qua đào tạo.

Trong bối cảnh đó, Trường Cao đẳng FPT Polytechnic đã xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành PR – Tổ chức sự kiện nhằm đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng cao, làm được việc cho các doanh nghiệp.

Với môi trường học tập năng động, cơ sở thực hành chất lượng và phương pháp giảng dạy Blended Learning kết hợp phương pháp đào tạo Project-based Learning gắn liền với thực tiễn, sau quá trình học tập, sinh viên sẽ tự tin được trang bị những kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc một cách đầy đủ và toàn diện nhất. Cụ thể, sinh viên PR & Event sau khi ra trường có thể làm việc ở các vị trí như:

  • Chuyên viên PR & Marketing
  • Chuyên viên Chăm sóc khách hàng
  • Chuyên viên truyền thông đối ngoại và đối nội
  • Chuyên viên tổ chức sự kiện
  • Chuyên viên phân tích và tư vấn Truyền thông (PR)
  • Chuyên viên nghiên cứu thị trường (Market Research Agency)
  • Chuyên viên phát triển và quản trị thương hiệu

Tuyệt đối đừng bỏ qua FPT Polytechnic – nơi chắp cánh ước mơ giúp bạn trở thành một chuyên viên PR & Event đa – zi – năng trong tương lai!

Trường Cao đẳng FPT Polytechnic

Cùng chuyên mục

Đăng Kí học Fpoly 2024

  • Max. file size: 512 MB.
  • Max. file size: 512 MB.
  • Max. file size: 512 MB.