Nếu bạn đang gặp khó khăn trong các thao tác ConditionFormatting và Validation trong Excel, hãy theo dõi bài viết dưới đây để cập nhật những kiến thức mới nhé!

ConditionFormatting: Định dạng tự động theo điều kiện

Tính năng định dạng có điều kiện được Excel hỗ trợ, cho phép áp dụng định dạng cho 1 ô hay nhiều ô trong bảng tính. Excel sẽ tự động thay đổi định dạng tùy theo giá trị ô hay giá trị của công thức. 

• Định dạng theo điều kiện có sẵn
• Định dạng theo qui tắc

VD1: Tô màu Xanh các bạn ô có ĐTB>=8

Cách làm: Bôi đen cột ĐTB => Conditional Formatting => Highlight Cells Rules => Greater than => điền giá trị 8, chọn màu trong phần with => OK

Kết quả:

VD2: Tô màu đỏ các ô xếp loại TB

Cách làm: Bôi đen cột ĐTB => Conditional Formatting => Highlight Cells Rules => Equal to => Điền giá trị “TB”, chọn màu trong phần With => OK

Kết quả:

VD3: Tô màu Cam cho những ô xếp thứ hạng dưới 10:

Cách làm: Bôi đen cột ĐTB => Conditional Formatting => Highlight Cells Rules =>

More Rules => Chọn thông tin phù hợp: 

Select a Rule Type: Format only cells that contain

Format only cells with:

Chọn màu trong phần Format => nhấn OK

Kết quả:

Validation: Dùng để kiểm duyệt thông tin nhập vào

Giới thiệu Data Validation

• Dùng Validation để khống chế và chuẩn hóa dữ liệu: Data -> Data validation. 
• Có nhiều kiểu khống chế: theo định dạng chuẩn: số/chữ, chọn trong list, kể cả dùng công thức… 
• Error Arlert: Có nhiều kiểu cảnh báo khi sai dữ liệu chuẩn: mặc định là ko cho nhập (stop), có thể chọn tự nhắc trước khi nhập (information) hoặc có cảnh báo có chắc chắn muốn nhập dữ liệu sai chuẩn hay không (warning). 

Data Validation cho phép người dùng:

• Tạo danh sách đầu vào cho trước. 
• Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào. 
• Hiển thị thông báo cho người nhập. 
• Hiển thị thông báo lỗi. 
• Quy định hành vi khi có lỗi.

VD1: Giới tính chỉ được phép chọn trong danh sách Nam/Nữ

Cách làm: Bôi đen phần giới tính cần định dạng ⇒ Chọn Data ⇒ Data Validation ⇒ Data Validation:

Phần setting:

Phần Alow: chọn list

Source: điền danh sách các giá trị xổ xuống của list: Nam, Nữ

• Phần input Message:  thiết lập các thông báo khi người xem chọn vào ô có định dạng Data Validation:

• • • Title: Nhập tiêu đề sẽ hiện lên khi nhấn vào ô được định dạng Data Validation.
    • Input Messeges: Nhập nội dung sẽ hiện lên cho ô được định dạng Data Validation (Thường sẽ là gợi ý cho người xem nhập dữ liệu vào ô đó).

• Phần Error Alert thêm cảnh báo khi nhập không đúng dữ liệu có sẵn trong ô.

• • Style: Ở phần này bạn chọn icon sẽ hiện lên khi báo lỗi
  • Title: Bạn đặt tên cho lỗi, cảnh báo này.
  • Error message: Nội dung của lỗi.

• Kết quả: khi đặt trỏ chuột vào ô giới tính

• Khi chọn vào ô giới tính sẽ xổ xuống 1 danh sách để lựa chọn:

• Thông báo khi nhập liệu sai (không phải Nam hoặc Nữ):

VD2: Phòng chỉ được phép chọn trong danh sách các phòng đã quy định

• Cách làm: Bôi đen phần giới tính cần định dạng ⇒ Chọn Data ⇒ Data Validation ⇒ Data Validation:

• Phần setting:

Alow: chọn list

Source: điền danh sách các giá trị xổ xuống của list: (Điền danh sách phòng hoặc vùng địa chỉ có chứa danh sách các phòng). ⇒ nhấn OK

• Kết quả: Phòng chỉ chọn được trong danh sách các phòng đã qui định.

Cách bỏ định dạng Data Validation trong Excel

• Chọn ô đã được định dạng Data Validation ⇒ Nhấn chọn thẻ Data ⇒  Ở mục Data Tools ⇒  Chọn Data Validation ⇒  Nhấn vào Clear All ⇒  Nhấn OK.

Kết luận

Bài viết đã hướng dẫn cho bạn ConditionFormatting, Data Validation trong excel. Hy vọng rằng các kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học tập, công tác.

Giảng viên Trần Thị Hiếu
Bộ môn Ứng dụng phần mềm
FPT Polytechnic Hà Nội