Thay vì tổ chức những sự kiện có tính chất trải nghiệm cá nhân, nhóm sinh viên lớp PR18402 thuộc FPT Polytechnic HN đã “chơi lớn” tự tổ chức một cuộc thi Bida với quy mô toàn trường. Dù đây là lần đầu tiên nhóm tham gia tổ chức một sự kiện từ A tới Z, nhưng với sự quyết tâm chinh phục những thử thách, nhóm đã tổ chức thành công giải đấu này.
Đổi ý tưởng từ tổ chức talkshow sang cuộc thi trong “phút chốc”
Sự kiện Bi-a được sinh viên thuộc chuyên ngành Quan hệ công chúng (PR) và Tổ chức sự kiện tổ chức. Sự kiện được đặt tên “BI-A FPT Open Pool Championship” với quy mô toàn trường.
Theo yêu cầu của môn học “Nghiệp vụ tổ chức sự kiện”, các nhóm sinh viên phải tự lên kế hoạch, ý tưởng và triển khai tổ chức thực tế một sự kiện với loại hình bất kì. Ban đầu, nhóm của bạn Nguyễn Quốc Toản quyết định sẽ tổ chức một talkshow với diễn giả để chia sẻ kiến thức với các bạn sinh viên.
Tuy nhiên, nhận thấy có một vài nhóm trong lớp đã chọn những ý tưởng talkshow tương tự, nhóm của Toản quyết định đổi sang tổ chức một cuộc thi – giải đấu Bida toàn trường “BI-A FPT Open Pool Championship”.
Vượt qua những trở ngại ban đầu
Mặc dù ý tưởng sơ khai còn nhiều việc phải làm, nhóm cũng vẫn giữ sự kiên trì và nỗ lực. Khó khăn đầu tiên mà nhóm gặp phải đó là chọn địa điểm. Do có 2 vòng thi với rất nhiều trận đấu, địa điểm thi cần phải tổ chức trong nhiều ngày, khiến chi phí thuê địa điểm tăng cao. Bằng những kiến thức đã học trong môn “Kỹ năng đàm phán” của kỳ học trước, nhóm của Toản đã thương lượng thành công với một CLB Billiards tại Mỹ Đình với chi phí thấp hơn nhiều so với mong đợi.
Mặc dù đã chốt được địa điểm nhưng nhóm sinh viên vẫn còn lo lắng vì chưa “tuyển” đủ số lượng sinh viên tham dự cuộc thi. Với một fanpage mới lập chỉ hơn 50 like, nhóm nhiều lần đau đầu vì số lượng người tham gia không đủ. Nhóm quyết định nhờ các cộng đồng sinh viên trong trường hỗ trợ truyền thông.
Chỉ sau một đêm, mỗi bài đăng mở đơn đăng ký đều có hàng nghìn lượt tương tác. Từ đó, số lượng đội đăng ký gấp đôi so với mong đợi.
Gặt hái thành quả sau những nỗ lực không ngừng nghỉ
Sau thời gian cố gắng, nhóm thu hút gần 50 đội đăng ký và nộp lệ phí, 16 đội tham gia vòng loại, cuộc thi đã tìm ra đội vô địch.
Chia sẻ về hành trình tổ chức sự kiện, trưởng nhóm tổ chức – bạn Nguyễn Quốc Toản chia sẻ: “Thời điểm bắt đầu tổ chức sự kiện thì mình và đội ngũ ban tổ chức cũng không nghĩ là sự kiện được đông đảo các bạn sinh viên trường FPT và các trường Cao đẳng, Đại học lân cận quan tâm như vậy. Đây là sự kiện đầu tiên do đội nhóm mình tổ chức, tuy có nhiều thiếu sót nhưng thành công hơn ngoài mong đợi”.
Sau khi hoàn thành, nhóm vẫn phải tham gia báo cáo bảo vệ cuối môn trước hội đồng. Tại buổi bảo vệ, các thành viên nhóm đều trả lời tốt các câu hỏi vấn đáp, ghi nhận một số nhận xét, góp ý từ các thầy cô. Khi được hỏi về ý định việc tổ chức một sự kiện mới trong năm 2024, nhóm hứa hẹn sẽ tổ chức một cuộc thi bùng nổ hơn nữa và mong muốn sự ủng hộ của mọi người.
Chia sẻ sau sự kiện đầu tay, bạn Nguyễn Thùy Linh trong nhóm bày tỏ: “Để mang đến thành công của sự kiện như vậy là sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các thành viên trong ban tổ chức, được thầy cô support và sự yêu quý của các bạn sinh viên đối với bộ môn bi-a. Mình và đội ngũ ban tổ chức thực sự cảm ơn và trân trọng những điều được trải nghiệm và kinh nghiệm trong sự kiện vừa qua, để bọn mình có thể tổ chức được những sự kiện tốt hơn”.
Theo kế hoạch, lớp PR18410 sẽ tiếp tục thực hiện các dự án cộng động trong môn Dự Án 1. Thừa hưởng độ thành công vang dội từ sự kiện lần này, giảng viên và sinh viên trong trường đặt nhiều kỳ vọng vào bước đột phá mới của nhóm sinh viên.
Giảng viên Lê Ngọc Lam
Bộ môn kinh tế – FPT Polytechnic HN
