Ngày 14/10 vừa qua, sinh viên lớp HM19303, trường Cao đẳng FPT Polytechnic Cần Thơ đã thực hiện một sự kiện thực tế với chủ đề ra mắt sản phẩm beer KOKO. Đây là sự kiện nằm trong môn Thực hành Tổ chức Sự kiện. Môn học cung cấp kiến thức chuyên môn và trải nghiệm thực tế cho các bạn giao lưu, học hỏi.
Môn Thực hành Tổ chức Sự kiện là một phần quan trọng trong chương trình đào tạo của ngành Quản trị Kinh doanh. Môn học không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn chú trọng vào thực hành, giúp sinh viên hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra. Qua đó, sinh viên có cơ hội rèn luyện kỹ năng mềm, làm việc nhóm và quản lý thời gian, điều rất cần thiết trong môi trường làm việc sau này.
Trong suốt quá trình học, sinh viên được hướng dẫn các kiến thức căn bản về tổ chức sự kiện, bao gồm:
- Lập kế hoạch sự kiện: Sinh viên học cách xác định mục tiêu sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian và đối tượng tham dự. Điều này là rất quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thành công và đạt được mục tiêu đề ra.
- Viết bảng dự toán: Việc lập bảng dự toán chi phí cho sự kiện giúp sinh viên hiểu rõ về các khoản chi cần thiết và cách quản lý ngân sách. Điều này bao gồm chi phí cho địa điểm, thiết bị, nhân lực và các chi phí phát sinh khác.
- Lập bảng tiến độ: Bảng tiến độ giúp sinh viên theo dõi các hoạt động cần thực hiện trước, trong và sau sự kiện, từ đó đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
- Kế hoạch truyền thông: Sinh viên được hướng dẫn cách xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả, nhằm quảng bá sự kiện và thu hút sự chú ý của công chúng.
- Quản lý rủi ro: Để tổ chức một sự kiện thành công, việc nhận diện và quản lý rủi ro là rất quan trọng. Sinh viên học cách đưa ra các phương án dự phòng để xử lý các tình huống không mong muốn.
Thực hành tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm beer KOKO
Sau khi nắm vững lý thuyết, lớp HM19303 đã thực hiện một sự kiện thực tế với chủ đề ra mắt sản phẩm beer KOKO. Để thực hiện sự kiện này, các bạn đã sử dụng nước ngọt để mô phỏng cho sản phẩm beer, giúp tiết kiệm chi phí và tạo cơ hội cho mọi người tham gia trải nghiệm.
Chuẩn bị cho sự kiện
Lập kế hoạch chi tiết
Việc đầu tiên mà các bạn cần làm là lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Mục tiêu chính của sự kiện là giới thiệu sản phẩm beer KOKO đến với sinh viên và giảng viên của trường. Để đạt được điều này, lớp đã tiến hành các bước sau:
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu chính là tạo ra một sự kiện thú vị, thu hút sự tham gia của đông đảo sinh viên, đồng thời giới thiệu sản phẩm một cách ấn tượng.
- Lựa chọn địa điểm: Lớp đã quyết định tổ chức sự kiện tại sân trường, nơi có không gian rộng rãi và thuận tiện cho việc di chuyển.
- Thời gian tổ chức: Sự kiện được lên kế hoạch vào một ngày cuối tuần, khi sinh viên có nhiều thời gian rảnh rỗi để tham gia.
Viết bảng dự toán
Bảng dự toán là một phần không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị. Các bạn đã phân chia chi phí thành các khoản mục cụ thể như sau:
– Chi phí địa điểm: Miễn phí vì tổ chức tại sân trường.
– Chi phí thiết bị: Bao gồm âm thanh, ánh sáng và các vật dụng trang trí.
– Chi phí nhân sự: Bao gồm việc thuê nhân viên phục vụ và an ninh.
– Chi phí truyền thông: Quảng cáo sự kiện qua các kênh mạng xã hội và in ấn tài liệu.
Lập bảng tiến độ
Bảng tiến độ được lập ra giúp các bạn theo dõi tiến độ thực hiện các công việc. Các công việc được chia nhỏ theo từng tuần, từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị vật liệu, cho đến việc thực hiện sự kiện. Điều này giúp lớp làm việc hiệu quả hơn và tránh bị áp lực vào phút cuối.
Kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông cũng rất quan trọng trong việc thu hút người tham gia. Các bạn đã sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram để quảng bá sự kiện. Đồng thời, lớp cũng thiết kế các poster và banner để dán tại các khu vực trong trường, nhằm tăng sự chú ý.
Diễn ra sự kiện
Vào ngày diễn ra sự kiện, không khí vô cùng hào hứng. Các bạn sinh viên đã chuẩn bị rất chu đáo từ sớm để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sự kiện bắt đầu với một buổi giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm beer KOKO, sau đó là các hoạt động giao lưu, trò chơi và cuối cùng là phần thưởng cho những người tham gia.
Các hoạt động trong sự kiện
Sự kiện không chỉ đơn thuần là giới thiệu sản phẩm mà còn có các hoạt động thú vị khác, bao gồm:
– Giao lưu với khách mời: Các bạn đã mời một số giảng viên và chuyên gia trong ngành thực phẩm và đồ uống để chia sẻ kinh nghiệm.
– Trò chơi tương tác: Những trò chơi thú vị được tổ chức để tạo không khí vui vẻ, giúp mọi người dễ dàng giao lưu, kết nối.
– Thưởng thức sản phẩm: Mọi người đều có cơ hội trải nghiệm nước ngọt KOKO, cảm nhận hương vị và nhận phản hồi.
Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện, lớp HM19303 đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ người tham gia. Nhiều bạn sinh viên bày tỏ sự thích thú với cách tổ chức sự kiện và sản phẩm được giới thiệu. Điều này không chỉ là một thành công về mặt tổ chức mà còn giúp các bạn rút ra nhiều bài học quý giá.
Sự kiện đã cho thấy nhiều điểm tích cực cũng như một số khía cạnh cần cải thiện. Về những điều đã làm tốt: Tất cả các thành viên trong lớp đã làm việc rất ăn ý và phối hợp tốt với nhau. Ngoài ra, công tác chuẩn bị cũng được tiến hành kỹ thuật lưỡng tính từ rất sớm, giúp giảm bớt áp lực vào ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần cải thiện như một số hoạt động có thể được sắp xếp hợp lý hơn để tăng thêm thời gian cho các trò chơi và giao lưu, Cần có thêm các kênh quảng bá để thu hút nhiều người tham gia hơn nữa.
Môn Thực hành Tổ chức Sự kiện đã giúp sinh viên lớp HM19303 có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình tổ chức sự kiện, từ khâu chuẩn bị đến thực hiện. Sự kiện ra mắt sản phẩm beer KOKO không chỉ là cơ hội để các bạn thực hành kiến thức đã học mà còn là dịp để giao lưu, học hỏi lẫn nhau. Những kinh nghiệm quý báu này sẽ là hành trang quý giá cho các bạn trong tương lai.
Giảng viên Nguyễn Khánh Phương
Bộ môn Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn
FPT Polytechnic Cần Thơ
