Địa điểm để tổ chức sự kiện, cần lưu ý điều gì?

11:37 18/06/2018

Địa điểm tổ chức là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện. Để tổ chức một sự kiện thành công, bên cạnh nhiều yếu tố về khâu chuẩn bị, bạn phải cân nhắc thật kĩ về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện mà bạn sắp tổ chức.

Một địa điểm phù hợp và có nhiều tiện ích tốt sẽ góp phần thành công trong việc tổ chức sự kiện
Một địa điểm phù hợp và có nhiều tiện ích tốt sẽ góp phần thành công trong việc tổ chức sự kiện
  1. Địa điểm có thuận lợi để di chuyển

Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước để xem địa điểm này có thuận tiện trong việc đi lại hay không? Hãy chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lí tưởng nhất, còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện. Với những hội nghị, sự kiện diễn ra dài ngày, bạn cũng có thể kết hợp bố trí chỗ ở cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

2. Xung quanh có nhiều nhà hàng

Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại nơi diễn ra sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng có chất lượng tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

3. Không gian tổ chức rộng rãi:

Một không gian đủ lớn để chương trình diễn ra được thoải mái và chất lượng nhất là điều bạn nên xem xét và chọn kỹ. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi chật chội, nhỏ hẹp so với lượng khách được mời dù bạn dự đoán họ sẽ không tham dự đông đủ. Với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có thiết kế thoáng,  không gian mở và có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi cần thiết.

Sự kiện diễn ra ngoài trời đang là một hình thức tổ chức được nhiều người yêu chuộng.
Sự kiện diễn ra ngoài trời đang là một hình thức tổ chức được nhiều người yêu chuộng.

4. Cung cấp kèm theo các dịch vụ:

Ngoài việc phòng tổ chức sự kiện phải được trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như trang thiết bị hiện đại, âm thanh, ánh sáng, internet … phải đạt chất lượng và vận hành tốt, thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng rất đáng lưu tâm. Đó là phục vụ thức ăn nhẹ, thức uống giải khát trong thời gian giải lao … Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều và chủ nhân tổ chức cũng sẽ được đánh giá chu đáo, tỉ mỉ hơn so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.

5. Chi phí hợp lí

Giá cả là một trong những điều quan trọng để bạn cân nhắc trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ, cung cách phục vụ và giá cả cạnh tranh là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Hãy đầu tư thời gian, công sức để tìm kiếm, chắc chắn bạn sẽ gặp một nơi mang lại sự hài lòng dành cho sự kiện của mình.

6. Mức độ đảm bảo an toàn

Nên tìm hiểu thật kĩ về độ an toàn của địa điểm bạn dự định tổ chức sự kiện như thiết kế nơi đó có hợp lý không, công tác phòng cháy chữa cháy có được bảo đảm, các vật dụng liên quan có còn sử dụng tốt … trước khi bạn quyết định thuê địa điểm. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bên cạnh đó, bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.

Quan hệ công chúng – PR – Tổ chức sự kiện là ngành đang phát triển mạnh tại Việt Nam và trên thế giới. Theo số liệu thống kê của Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam, nước ta hiện có khoảng 7.000 công ty quảng cáo, nhưng nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì đang thiếu hụt nhiều.

Trong bối cảnh đó, Cao đẳng FPT Polytechnic đã xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành QHCC – Truyền thông (PR) & Tổ chức sự kiện nhằm đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng cao cho các cơ quan, doanh nghiệp.

FPT Polytechnic là hệ Cao đẳng trực thuộc Đại học FPT, xuất phát từ nền tảng doanh nghiệp với mong muốn đem đến cho người học những giá trị đào tạo thực tế đúng với triết lý đào tạo “Thực học – Thực nghiệp”.

Cao đẳng FPT Polytechnic đảm bảo 100% sinh viên ra trường được đào tạo những kỹ năng thiết yếu của Thế kỷ 21. Nhà trường hiện có các cơ sở đào tạo khang trang với đầy đủ trang thiết bị hiện đại tại 05 thành phố với 10 chuyên ngành đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp thuộc 3 khối ngành chính: Công nghệ thông tin, Kinh tế – Kinh doanh và Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn. Theo thống kê từ bộ phận Quan hệ doanh nghiệp, hiện 97,7% sinh viên FPT Polytechnic đã có việc làm với mức lương cạnh tranh trong vòng 1 năm sau tốt nghiệp.

Để trở thành sinh viên FPT Polytechnic:

Cùng chuyên mục

Đăng ký học Fpoly

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Bình Luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *