4 bước quản lý hàng tồn kho dành cho người làm quản trị nhà hàng

18:56 21/06/2019

Quản lý hàng tồn kho là công việc khá tẻ nhạt và nhàm chán trong việc kinh doanh nhà hàng, khách sạn nhưng nó là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp bền vững và có lợi nhuận. Đa số các nhà hàng thất bại chủ yếu vì quản lý chi phí sai và việc quản lý doanh thu bắt đầu bằng việc quản lý hàng tồn kho. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn những cách sử dụng nhân viên, bảng tính và công nghệ để quản lý hàng tồn kho của nhà hàng một cách tốt nhất.

Ngành quản trị nhà hàng, khách sạn
Ngành quản trị nhà hàng, khách sạn

Bước 1: Làm sạch và sắp xếp các kệ hàng.

Nếu nhà kho của bạn là quá lộn xộn, bạn đã tự tạo ra thất bại đầu tiên trong việc quản lý. Một kho lưu trữ lộn xộn dẫn đến: nhân viên thất vọng, tính toán bị trùng lặp, nhiều mặt hàng đặt hàng bị bỏ lỡ trong quá trình đếm, …

Hãy dọn dẹp kho và sắp xếp các mặt hàng trước khi bạn kiểm kê. Dưới đây là một số chiến lược tổ chức không gian cần ghi nhớ:

  • Nếu kho quá nhiều, hãy đặt thêm kệ để tránh chất đống hàng hóa trên sàn.
  • Nhóm mặt hàng theo loại thực phẩm.
  • Thêm nhãn vào kệ hàng để người kiểm kê không bị nhầm lẫn, đặc biệt nếu các mặt hàng gồm các thành phần tương tự. Nhãn dán làm nhân viên dễ dàng sắp xếp lô hàng đến hoặc tìm các mặt hàng trong lúc bận rộn.
  • Tạo mỗi mã số ID riêng biệt cho mỗi món hàng trong kho. Sử dụng ID này để gắn nhãn các mặt hàng của bạn trong bảng tính hoặc phần mềm để dễ dàng tìm kiếm các mặt hàng hoặc di chuyển dữ liệu hàng tồn kho của bạn.

Mặc dù điều này có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng những chiến lược này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn rất nhiều khi đến lúc đếm hàng tồn kho.

Sắp xếp gọn gàng kho nhà hàng
Sắp xếp gọn gàng kho nhà hàng

Bước 2: Tạo một lịch trình và tập hợp một nhóm.

Hãy quyết định tần suất bạn muốn kiểm tra hàng tồn kho. Đối với một số mặt hàng như rượu, có thể bạn sẽ muốn kiểm kê hằng ngày. Đối với các mặt hàng khác, có thể một lần một tuần là đủ. Kiểm kê trước khi đặt đơn hàng mới để không phải chi thêm tiền cho các mặt hàng đã có.

Khi đã tạo một lịch trình phù hợp, hãy tập hợp một nhóm nhân viên chuyên kiểm kê hàng. Chọn ít nhất hai người sẽ luôn chịu trách nhiệm đếm hàng tồn kho. Hãy dành thời gian trao đổi với nhóm rằng quản lý hàng tồn kho tốt có nghĩa là quản lý dòng tiền tốt hơn và tình hình tài chính mạnh hơn cho nhà hàng – điều này giúp bảo đảm công việc tốt hơn cho họ.

Khi bạn đã tập hợp nhóm, hãy lên lịch kiểm kho theo những ngày cố định. Tính nhất quán dẫn đến thói quen lành mạnh và tạo dữ liệu rõ ràng mà bạn có thể dựa vào khi tính toán giá vốn hàng bán và quản lý ngân sách của bạn.

Bước 3: Tạo một mẫu bảng kiểm kê.

Bạn sẽ muốn sử dụng kết hợp phần mềm và bảng tính để quản lý kho của mình, nhưng đây là cách bạn có thể bắt đầu với bảng tính.

Bạn nên nghĩ về bảng tính kiểm kê chính như những gì nhân viên sẽ sử dụng khi họ lấy hàng tồn kho thủ công. Sau đó, nhập thông tin từ bảng tính vào phần mềm POS để có thể quản lý mức tồn kho và phân tích chi phí lưu kho.

Dưới đây là cách thiết lập mẫu bảng tính kiểm kê chính theo các mục:

  • Mã ID hàng tồn kho: ID hàng tồn kho của bạn sẽ ngăn chặn các nhược điểm của báo cáo gây ra bởi các quy ước đặt tên không nhất quán hay tương tự. Ví dụ, bạn có thể mua các loại thịt bò khác nhau và sử dụng ID hàng tồn kho cho từng loại sẽ tránh nhầm lẫn và làm rõ ràng dữ liệu của bạn.
  • Khoảng thời gian lưu kho (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng …)
  • Danh mục thực phẩm (ví dụ: thịt & gia cầm, sữa, bơ,…)
  • Tên mặt hàng, để trong danh mục thực phẩm tương ứng của nó. Hãy nhớ cụ thể, đặc biệt nếu bạn đặt hàng các biến thể của cùng một sản phẩm. Mặc dù có thể dựa vào ID hàng tồn kho của mình để biết tính chất cụ thể, bạn vẫn muốn rõ ràng với tên mặt hàng của mình để thuận lợi cho nhân viên đang lấy hàng tồn kho.
Kiểm kê hàng thường xuyên
Kiểm kê hàng thường xuyên
  • Đơn vị đo (ví dụ: kg, lít, …): mỗi sản phẩm sẽ tương ứng với đơn vị đo lường riêng. Luôn luôn gắn bó với đơn vị đo lường mà bạn đặt hàng. Ví dụ: bạn không đặt hàng khăn ăn theo số khăn ăn, thay vào đó là hộp khăn ăn.
  • Đơn giá: chi phí cho một đơn vị đo lường của thành phần. Khi bạn đã thiết lập đơn vị đo lường của mình, hãy nhập chi phí cho mỗi đơn vị. Đảm bảo nhận biết mọi biến động về chi phí từ các nhà cung cấp, vì bạn sẽ muốn cập nhật chi phí cho mỗi đơn vị trong bảng tính hàng tồn kho chính khi chi phí thay đổi.
  • Số lượng trong kho: Số lượng trong kho là số lượng hàng tồn kho của bạn. Nếu bạn đặt mua 20 hộp khăn ăn với giá 100 nghìn/hộp nhưng vào ngày kiểm kê bạn có 18 hộp, 18 là con số cần được phản ánh ở đây.
  • Giá trị hàng tồn kho: giá trị khi nhân đơn giá với số lượng trong kho. Đây là nơi tất cả kết hợp với nhau: để tìm giá trị hàng tồn kho của bạn cho mỗi mặt hàng, nhân chi phí trên mỗi đơn vị với số lượng trong kho. Ví dụ, bạn biết bạn có 18 hộp khăn ăn và mỗi hộp có giá 100 nghìn. Nhân 18 với 100 cho giá trị hộp khăn ăn tồn kho là 1 triệu 800 nghìn.
  • Tổng giá trị hàng tồn kho: tất cả các mục hàng giá trị hàng tồn kho được cộng lại với nhau

Bảng tính kiểm kê chính là những gì nhân viên sẽ điền vào khi họ đang kiểm kê. Tuy nhiên, sau khi họ đếm hàng tồn kho, bạn sẽ muốn sử dụng những con số đó để thông báo và xác thực chi phí thực phẩm và chi phí thực phẩm. Đó là khi bạn có thể bắt đầu sử dụng công nghệ để tạo báo cáo tồn kho và báo cáo tiêu thụ thành phần.

Bước 4: Tạo bảng tính tiêu thụ hàng tồn kho nhà hàng.

Bảng tính tiêu thụ hàng tồn kho sẽ cho bạn biết bạn đang lãng phí bao nhiêu thực phẩm, bao nhiêu mặt hàng sử dụng mỗi ngày và bạn chi bao nhiêu cho hàng tồn kho.

Khi theo dõi mức tiêu thụ hàng tồn kho hàng ngày, bạn đang theo dõi luồng hàng hóa đi ra khỏi nhà hàng, cho dù vì chúng được mua hay vì bị lãng phí. Theo dõi hàng tồn kho theo cách này sẽ cho phép bạn biết chính xác số tiền và tiết kiệm chi phí.

Đây là những gì bạn sẽ theo dõi trong bảng tính tiêu thụ hàng tồn kho:

  • Mã ID hàng tồn kho
  • Mặt hàng
  • Đơn vị đo lường
  • Chi phí cho mỗi đơn vị mặt hàng
  • Số lượng sử dụng
  • Tổng chi phí
  • Ngày bắt đầu nhận hàng
  • Ngày hết hàng
  • Tỷ lệ tiêu thụ hàng ngày
  • Lượng chất thải
  • Chi phí lãng phí
  • Tổng số lượng điều chỉnh

 Khi bắt đầu theo dõi tỷ lệ tiêu thụ hàng ngày, bạn sẽ có thể xác định định mức cho từng mặt hàng với độ chính xác tối đa.

Sử dụng bảng tính để dễ dàng theo dõi lượng hàng trong kho

Theo dõi hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc kinh doanh nhà hàng. Nhiều nhà hàng thất bại vì họ không nắm rõ số lượng chính xác của hàng tồn kho, đặc biệt là đối với những nhà hàng bán số lượng lớn rượu. Do đó, đã đến lúc bắt đầu quan tâm đến việc quản lý hàng tồn kho, bởi vì sự sống còn của nhà hàng của bạn thực sự phụ thuộc vào nó. 

Cùng chuyên mục

Đăng ký học Fpoly

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Bình Luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *